shpanova, если Вы дадите более подробную информацию о мероприятии (можно на echigasova@gmail.com), то, возможно, я Вам смогу помочь.
Мы здесь несколько мероприятий уже организовали и сейчас готовим еще одно довольно масштабное.
Как правило свет, звук, кейтеринг берет на себя менеджмент помещений, которые арендуются для мероприятия. Но может быть и иначе.